Cómo Crear el Boletín de tu Firma de Abogados

De la misma manera en que la comunicación con los clientes es crucial para tu firma, mantenerse en contacto con la gente es importante. La comunicación constante crea relaciones sólidas y ayuda a fortalecer la marca de tu firma de abogados. En esta publicación, aprenderás por qué los boletines electrónicos son importantes y obtendrás consejos para crear uno propio.

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Piensa en tu bandeja de entrada de correo electrónico. Entre los muchos correos que recibes, seguramente encontrarás varios boletines (newsletters, en inglés). Estos boletines pueden contener información legal útil para tu consulta, noticias relevantes de tu comunidad o asociaciones profesionales, e incluso información sobre tus pasatiempos.

Para una firma de abogados, los boletines de noticias suelen ser una forma útil de establecer comunicación con las personas relacionadas con tu firma legal. Estas personas pueden ser colegas, clientes actuales y antiguos, personas que se suscribieron a las actualizaciones, o incluso gente que tuvo algún otro contacto con tu firma en un momento u otro.

Además de ayudar a establecer una comunicación, los boletines de noticias pueden ayudarte a construir la imagen de tu firma de abogados y reforzar todos tus elementos claves de marca. De este modo, puedes construir tu posición en la mente de quienes reciben tu boletín, y que estos se conviertan en tus clientes potenciales o en personas que te recomienden.

Si cuentas con el plan estratégico adecuado, la creación de un boletín para tu firma de abogados no debería ser algo complicado. La planificación del boletín puede ser tan sencilla como responder a lo siguiente: ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿A quién? y ¿Qué?

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarte a responder a estas preguntas y a crear una estrategia para ejecutar eficazmente tu boletín de noticias.

¿Por Qué Necesitarías un Boletín de Noticias?

Como se ha mencionado antes, establecer una comunicación constante con tus colegas, clientes y prospectos es una de las razones más importantes para crear un boletín de noticias de tu firma legal. Informa sobre los cambios importantes en la ley, especialmente los que ocurren en tu área de práctica. Cuéntales de los eventos que puedan resultarles interesantes. Ofrece información actualizada sobre tu firma.

Otra razón para crear un boletín de noticias de una firma de abogados es la oportunidad de construir y fortalecer tu marca, incluyendo todos los elementos relacionados con ella: tu nombre, logotipo, misión, visión y mucho más. Al mantener estos elementos, especialmente el nombre de tu firma legal, frente a tus lectores, tu firma queda arraigada en sus mentes. Con la conciencia de marca adecuada, tu firma de abogados puede ser lo primero en lo que piensen cuando necesiten o recomienden un abogado.

¿Una tercera razón importante para crear un boletín de noticias de una firma de abogados? Fortalecer tu reputación y crear credibilidad. Con una buena planificación de los contenidos, que incluya el intercambio de noticias, enlaces e información útil para los suscriptores, se genera confianza con los lectores. Además, un boletín de calidad te ayuda a posicionarte como una autoridad en tus áreas de especialización.

Estos tres aspectos -contacto constante, valor de marca y reputación- son esenciales para crear una imagen general positiva de tu firma de abogados. Trabajando juntos, estos tres aspectos complementan y refuerzan las estrategias de marketing de tu firma legal, todo ello a través de una forma de comunicación tan sencilla como un boletín de noticias.

¿Quién Debe Recibir tu Boletín?

Inicialmente, es probable que quieras incluir en tu lista de destinatarios a todas las personas que hayan tenido contacto con tu firma. Esto incluye a los clientes actuales, a los anteriores, a los colaboradores, a tu personal, a los colegas y a otros profesionales del ámbito legal. No olvides consultar las normas de conducta profesional de tu jurisdicción para determinar los requisitos aplicables y confirmar que está éticamente permitido que envíes correos electrónicos a todos estos grupos.

Siguiendo adelante, querrás definir bien el público que recibe tu boletín. ¿Por qué? Si sabes quiénes son tus lectores, podrás planificar el contenido del boletín. No todas las personas están interesadas en lo mismo. Al tener una mejor idea de quiénes son tus lectores, podrás determinar si un solo boletín con información amplia es suficiente o si debes considerar la posibilidad de dividir tu contenido en varios boletines segmentados por audiencia.

Por ejemplo, puede que quieras un boletín diseñado exclusivamente para los miembros de tu firma en el que puedas compartir noticias relevantes e información sobre eventos. Al mismo tiempo, puede que desees crear un boletín para profesionales y otros colegas ajenos a tu firma, donde puedas compartir información más general sobre reformas a la ley y consejos relacionados a las mejores prácticas.

Definir tu audiencia no sólo te ayuda a asegurarte de que presentas un contenido relevante, sino que también te ayuda a determinar otros aspectos importantes de tu boletín, como los elementos de diseño y el momento de publicación.

Además de atender a las normas locales, ten en cuenta la ley CAN-SPAM (Controlar el Asalto de la Pornografía y Marketing No Solicitados) que afectan al envío de mensajes comerciales a un público general en tu jurisdicción.

¿Cómo Empezar a Crear tu Boletín de Noticias?

Al principio, puede parecer que la elaboración de tu boletín de noticias es un proceso complicado. Hay que reconocer que la creación de la primera edición puede ser un poco compleja. Existen varios factores importantes que hay que tener en cuenta, por lo que tendrás que dedicar tiempo a desarrollar una plantilla sólida para tu boletín. Querrás asegurarte de tener un formato atractivo, con un contenido adecuado y un fuerte equilibrio entre el texto y las imágenes.

Sin embargo, una vez que hayas creado la plantilla, este será el punto de partida para tus futuros boletines. Ya no tendrás que crearlas desde cero, facilitando el proceso de desarrollo.

Estos son algunos de los factores que debes tener en cuenta a la hora de crear tu primer boletín:

• Nombre: Algunos boletines tienen un nombre creativo e independiente (por ejemplo, nuestro propio boletín Justia Insights), mientras que otros no. No hay ningún requisito ni expectativa de nombrar tu boletín. Con frecuencia, el boletín será simplemente el boletín de la empresa o de la marca. Está bien si por ejemplo, tu boletín se llama simplemente el “Boletín de la Firma ABC”.

Independientemente del nombre que le des a tu boletín, asegúrate de que el nombre de tu firma de abogados aparezca de forma destacada en el encabezado. De este modo, la gente podrá identificarlo y asociarlo rápidamente con tu firma. Si decides nombrar tu boletín, puedes hacer referencia a tu área de práctica, a tu experiencia o incluso a un juego de palabras legal. Sea cual sea el nombre que elijas, procura que sea creativo, pegadizo y, por supuesto, profesional.

• Diseño: Tu boletín debe tener un diseño atractivo y fácil de leer. Al crear tu diseño, asegúrate de que incluya el logotipo de tu firma legal e, idealmente, incorpore los colores de tu marca. Recuerda que debes ser coherente con todos tus activos de marca para crear identidad y credibilidad de tu firma legal ante los clientes potenciales.

Otro elemento importante del diseño es el tipo de letra o fuente que vas a utilizar. Asegúrate de que sea fácil de leer. No obstante debes recordar que tus fuentes son uno de los elementos básicos de tu marca. Si ya has establecido un tipo de letra para tu sitio web y el contenido de tus otros materiales de marketing, deberías utilizarlo en tu boletín. De no ser así, es una gran oportunidad para definir este elemento de marca.

Para el diseño propiamente dicho, puedes recurrir a un especialista en la materia que te ayude a crear una plantilla que puedas utilizar durante años. Si alguien de tu personal tiene experiencia en diseño, también podrá ayudarte. Sin embargo, si no tienes acceso a un profesional del diseño y no puedes contratar a un especialista, ¡no te preocupes! Existen varias plataformas de marketing por correo electrónico, como Mailchimp (en inglés), que ofrecen plantillas de correo electrónico de calidad entre las que puedes elegir, además de servicios de envío automático. Cuando elijas una de estas plantillas estándar, asegúrate de elegir la que más cohesione con la identidad visual de tu marca.

• Idioma: A menos de que hayas creado un boletín exclusivamente para profesionales del derecho, querrás utilizar un lenguaje claro y directo, libre de terminología legal y fácil de entender para las personas que no son abogados. El lenguaje y el tono deben ser coherentes, por lo que es importante definir con precisión tu audiencia desde el principio. Al igual que no se habla con los clientes potenciales sobre asuntos legales de la misma manera que se conversa con otros abogados, no escribirás a todos los públicos de la misma forma.
• Equilibrio: Es importante tener una combinación adecuada de contenido e imágenes en tu boletín. Tener un buen equilibrio ayuda a que no se dé la impresión de que tu boletín es complicado, aburrido o tedioso de leer. Recuerda que tu boletín no es un libro. Asegúrate de que tu diseño haga uso de varios recursos visuales, como fotos, ilustraciones y gráficos. Estos mejoran la legibilidad al romper el texto y dar una identidad al boletín. Si ofreces varias secciones en tu boletín, utiliza iconos y códigos de colores para que los lectores puedan distinguir entre las secciones y saber qué esperar.
• Secciones: Piensa en el clásico periódico. Está dividido en secciones agrupadas para que los lectores sepan lo que van a encontrar en cada sección. ¿Te imaginas que no existiera este sistema de organización? Un día estarías leyendo noticias políticas mezcladas con entretenimiento, deportes y clasificados. De la misma manera que un periódico necesita organización, el boletín de tu firma legal también lo necesita.

Dependiendo de tu estrategia de contenidos, podrás organizar cada nota o mensaje en diferentes grupos, creando así secciones que mejoren la legibilidad para los suscriptores. Una vez que identifiques las secciones más importantes, trata de mantenerlas presentes en cada número de tu boletín (no las omitas a menos que sea necesario), e, idealmente, manténlas en la misma ubicación dentro de tu plantilla de diseño.

• Llamadas a la Acción: Una llamada a la acción (CTA, por sus siglas en inglés) en un boletín electrónico guía a los lectores para que realicen una acción específica haciendo clic en un botón o enlace, ya sea para obtener más información sobre una noticia, visitar el blog de tu firma de abogados, consultar tus cuentas de redes sociales o ponerse en contacto con tu equipo. Los CTAs son esenciales porque ayudan a la gente a encontrar más información o a dar un siguiente paso lógico después de leer tu contenido. Además, el uso de las CTAs y el análisis de los datos de los clics pueden ayudar a tu equipo a medir las respuestas de tus lectores a determinados contenidos.
• Información Original: Recuerda que quieres que los lectores sepan más sobre ti, tu equipo y tu firma de abogados. Por lo tanto, es importante mostrar cualquier contenido original que hayas creado. También es importante que la gente pueda encontrar fácilmente enlaces y CTAs que los lleven a tu sitio web o a tus cuentas de redes sociales. Incluso es posible que quieras que la gente te llame por teléfono o vea la ubicación de tu firma legal en un mapa.

¿Qué Debe Contener tu Boletín?

Tu contenido es la parte más importante de tu boletín. El contenido debe ser lo suficientemente relevante como para que los suscriptores abran el correo electrónico y luego lean el boletín, por lo menos una parte. Por lo tanto, es importante definir tu estrategia de contenidos en la fase de planificación. Luego, debes mantener esta estrategia para cada edición de tu boletín.

Debes definir específicamente el tipo de información que deseas compartir con la gente. Recuerda que hay una infinidad de temas importantes con los que puedes crear un buen boletín. Sólo tienes que asegurarte de que lo que presentas es útil y relevante para los lectores. A continuación se sugieren algunas categorías de contenido que pudieras considerar:

• Tu Firma de Abogados: En esta sección, puedes abrir las puertas de tus oficinas para que la gente conozca más sobre ti y tu equipo. Presenta los perfiles de tus abogados, muestra los logros, comparte las noticias de la firma, habla del servicio a la comunidad y promueve cualquier otra actividad que ayude a construir una imagen positiva de tu firma de abogados.
• Noticias Relevantes: Considera la posibilidad de incluir una sección del boletín con las noticias más relevantes a nivel local, regional y nacional. Puedes ofrecer un resumen de la actualización y enlazarla con la fuente para que la gente pueda leer el contenido completo. Asegúrate de que estas noticias sean actuales y sirvan para iniciar una conversación.
• Guías Legales: Como su nombre lo indica, en esta sección puedes presentar guías educativas enfocadas en tus áreas de práctica clave. Estas guías pueden ser especialmente útiles para quienes se enfrentan a un problema legal y pueden servir como una introducción que los motive a ponerse en contacto contigo.
• Casos Prácticos: Esta es una excelente oportunidad para destacar tu experiencia y tus logros. Aunque siempre debes tener cuidado de salvaguardar adecuadamente la confidencialidad de los clientes, puedes utilizar este tipo de sección del boletín para presentar un breve resumen de los casos que has llevado, los retos a los que se enfrentó tu firma, las estrategias clave y el resultado. La forma en que manejas tus casos y los resultados que logras pueden ayudar a fortalecer tu reputación tanto con clientes potenciales como con otros abogados.
• Listas: Las listas son siempre una interesante manera de atrapar a los lectores. Puedes emplear estilos de listas muy subjetivos o muy fácticos que aborden temas de tu(s) área(s) de práctica, como las 10 mejores jurisdicciones para practicar el derecho laboral, o temas más generales que sean relevantes para el mundo legal, como los 10 mayores mitos sobre una práctica legal.
• Contenido Curado: Cuando tus lectores buscan información en Internet, a menudo resulta difícil localizar contenidos relevantes y precisos en los muchos lugares disponibles. Puedes facilitar este proceso presentando una sección en tu boletín que les dirija a recursos que les ayuden a localizar el contenido clave de una manera más rápida. Podría tratarse de enlaces a diferentes blogs, recursos gubernamentales u otros sitios web donde puedan encontrar y descargar formularios. Este ejercicio de curaduría también te ayuda a construir tu posición como autoridad en la materia.
• Opinión Sobre la Ley: Este tipo de contenido te permite compartir tu opinión y demostrar tus conocimientos sobre la ley. Además, puedes comentar las actualizaciones y reformas que se producen en las leyes que afectan a tu comunidad.
• Datos Informativos: Este es el lugar ideal para compartir datos estadísticos relevantes en el ámbito legal. Desde datos generales, como el número de abogados en todo el país, hasta datos muy específicos, como el número de casos de derecho familiar pendientes en tu estado, las estadísticas suelen ser muy interesantes para los lectores. Te sugerimos que utilices infografías para presentar tus datos de forma atractiva.
• Eventos Recomendados: Ya sean eventos locales o nacionales para la comunidad legal, eventos para el público en general, virtuales o presenciales, puedes recomendar eventos clave que sean de interés para tu público objetivo. Asegúrate de compartir un enlace donde puedan obtener más información e inscribirse en el evento. Además, puedes utilizar esta sección para promocionar los eventos en los que tú, o alguien más de tu firma, estén participando para conseguir una mayor exposición.
• Otro Tipo de Contenido: Aunque debes mantenerte fiel a la identidad de la marca de tu firma de abogados, no necesariamente quieres que todo tu contenido sea formal y serio. Puedes incluir una sección en tu boletín donde compartas contenido más ligero y entretenido. Aunque te recomendamos que lo mantengas vinculado de alguna manera al mundo legal, el cielo es realmente el límite. Puedes hacer una reseña o un comentario sobre películas y libros sobre el sector legal, ofrecer consejos sobre la etiqueta de los tribunales o compartir un poco de humor de abogados.

Por último, es muy importante que indiques claramente que el contenido de tu boletín únicamente tiene fines informativos y no representa en modo alguno un asesoramiento legal.

¿Cuándo Enviar tu Boletín?

En el marketing por correo electrónico (email marketing, en Inglés), el tema de la calendarización del envío es objeto de gran debate y estudio. El momento de enviar un boletín puede depender de muchos factores, como el sector relacionado, la audiencia, los hábitos de la misma, etcétera. Diversas consideraciones pueden hacer que un boletín funcione mejor en determinados días de la semana que en otros. No obstante, algunas buenas prácticas generales pueden guiarte a la hora de determinar cuándo enviar tu boletín.

• Evita los Lunes: El día en que todo el mundo vuelve a sus actividades cotidianas puede no ser un buen día para tu boletín, ya que todo el mundo estará más enfocado en esos correos que marcarán su agenda de la semana.
• Olvídate de los Fines de Semana: Es probable que la gente quiera desconectarse de los correos electrónicos corporativos durante el fin de semana. Pueden dejarlos en su bandeja para leerlos más tarde o ignorarlos. Para eventos deportivos y conciertos, el fin de semana puede ser un buen momento para enviar correos electrónicos. Para la actualización de una firma de abogados, los fines de semana no son ideales.
• Viernes de Sentimientos Encontrados: El fin de semana está a punto de llegar, por lo que la gente suele estar deseando que acabe el día y, en consecuencia, evitar también su bandeja de entrada de correo electrónico.
• De Día o de Noche: Generalmente se recomienda enviar el correo electrónico durante el día, que es cuando la gente está más activa. Sin embargo, un público más joven puede tener más tiempo para revisar su bandeja de entrada por la noche.
• Las Mañanas Son Mejores: Las mejores prácticas indican que las horas de la mañana son las mejores para las comunicaciones por correo electrónico. Es el momento en el que la gente está viajando a sus oficinas o acaba de empezar el día. A primera hora de la mañana, suelen tener más tiempo para leer sus correos electrónicos que cuando están inmersos en sus tareas diarias.

Estas son sólo algunas recomendaciones para el marketing por correo electrónico. Si quieres más información sobre este tema, te recomendamos que leas este artículo (en inglés). Como nota final, te recomendamos que pruebes cuál es el mejor momento para llegar a tu público cambiando la hora de envío de tu boletín de noticias por correo electrónico y posteriormente probando los días. Al realizar este tipo de análisis, es más probable que encuentres el momento correcto para tu boletín y tu público objetivo

¿Qué Más Debes Tener en Cuenta Para Tu Boletín?

Tenemos algunas recomendaciones finales para que las consideres a la hora de elaborar tu boletín:

• Ten en Cuenta el Título de la Línea del Asunto: Esta es la primera línea que tu público verá en su bandeja de entrada, y competirá por la atención con otros correos electrónicos. Es importante que el título del asunto sea lo suficientemente atractivo como para atraer al lector. Puede que valga la pena probar una variedad de estilos. Por ejemplo, prueba utilizar un resumen de lo que contiene el boletín, o si el boletín tiene un nombre, inclúyelo para ver si consigues un mayor reconocimiento y una identificación más rápida.
• Software de Automatización: No tienes que hacerlo todo tú solo. Aunque es posible que tengas que abordar la planificación inicial con poca ayuda, más adelante puedes utilizar uno de los diversos proveedores de servicios de automatización que te ayudan a gestionar el proceso de marketing por correo electrónico, desde el envío y la creación de listas de destinatarios hasta el diseño de plantillas y el análisis de los resultados de tus correos electrónicos. Mailchimp (en inglés), Autopilot (en inglés), ActiveCampaign (en inglés), Campaigner (en inglés), Campaign Monitor (en inglés) y Constant Contact (en inglés) son algunos de los proveedores que deberías tener en cuenta.

• Crea un Calendario: Establece un calendario para el proceso de elaboración de cada edición de tu boletín. Este calendario debe considerar el calendario de creación de contenidos, las revisiones iniciales, la actualización de la plantilla de decisiones, las revisiones finales, el aseguramiento de la calidad, y el envío. Sin un plan establecido, la creación puede ser desordenada y desorganizada. Se corre el riesgo de no tener todos los elementos necesarios preparados a tiempo. Una vez que hayas establecido las fechas para tu primer boletín, intenta mantener las fechas lo más parecidas posible mes tras mes, para que al final crees un proceso mecánico y todos los miembros de tu equipo implicados sepan en qué días se desarrolla cada fase del proceso.
• Equipo Editorial: Asegúrate de asignar un equipo que se encargue de la creación de contenidos: la redacción de textos introductorios, la curaduría de contenidos, el desarrollo del aspecto de los recursos visuales, etcétera. Si bien debes contar con un equipo dedicado que se encargue del desarrollo completo del contenido de cada edición de tu boletín, recuerda que este equipo tampoco tiene que estar dedicado al 100% en este esfuerzo de marketing. También pueden trabajar en otras funciones.
• Edición y Corrección de Contenidos: Este paso es una de las piezas esenciales del proceso de desarrollo del boletín. Aunque nadie es perfecto, querrás evitar enviar tus boletines con errores ortográficos y/o gramaticales, fotos incorrectas o enlaces rotos. Siempre debe haber alguien encargado de comprobar que todo esté bien. Si puedes asignar a varias personas a esta etapa de control de calidad del proceso, es aún mejor.

Reflexiones Finales: ¿Por Qué Debe Importarte?

Aunque dos de los objetivos clave del marketing en cualquier sector son la captación de nuevos clientes y la fidelización de los ya existentes, los factores intangibles que son fundamentales para el éxito se ven reforzados por el proceso de marketing. En el caso de una firma de abogados, la imagen, la reputación, la experiencia y los conocimientos legales son algunos de los factores intangibles que un boletín por correo electrónico refuerza a los ojos de clientes y colegas. Por esta razón, un boletín con una estructura sólida y una estrategia eficiente es un elemento fundamental que debes utilizar para crear los planes de marketing y de comunicación de tu firma de abogados.

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