Conquistando Zoom

Conviértete en experto en Zoom con estos sencillos trucos para dar un aspecto profesional en tus videoconferencias, así como estos consejos y trucos para utilizar la aplicación Zoom.

Tiempo Aproximado de Lectura: 9 Minutos

Últimamente hemos escrito varias (en inglés) veces acerca de soluciones de videoconferencia, pero ahora queremos aprovechar esta oportunidad para profundizar en una de las soluciones de videoconferencia más populares que existen: Zoom. Lo más probable es que ya hayas participado en múltiples llamadas de Zoom en los últimos meses, pero puede ser que existan algunas funciones de la aplicación que no conozcas. Hay algunos consejos y trucos que pueden ayudarte a dominar las videoconferencias en general y Zoom en particular.

Mejores Prácticas de Videoconferencia

Vamos a empezar con algunas sugerencias generales que te ayudarán a hacerlo lo mejor posible, sin importar cuál servicio de videoconferencia elijas. 

Mantén tu Fondo Agradable y Profesional

Muchos de ustedes se encuentran trabajando desde casa, y cuando usan la videoconferencia para reunirse con sus clientes y colegas, esencialmente están invitando a personas a su casa. Están invitando a la gente a un área que típicamente no está diseñada para invitados, ya que la oficina o el estudio de tu casa puede estar más adecuado a tu familia y a ti, que para recibir invitados, y especialmente a tus clientes.

Recomendamos que te tomes un tiempo para organizar el área detrás de donde te sientas cuando hagas una videoconferencia para mostrar un aire de profesionalismo tanto como sea posible. De preferencia, ten el fondo mayormente vacío, apuntando hacia una pared en blanco.

Ten cuidado con los fondos que están demasiado aglomerados con muchos artículos. Cuando tienes una junta importante con un cliente, no quieres que el cliente se distraiga con lo que hay detrás de ti. Así como a muchos abogados les gusta tener libreros en sus oficinas porque transmite un aire de profesionalismo e intelecto, los libreros son un gran telón de fondo para casi cualquier videoconferencia profesional.

La Iluminación es Clave

Cuando preparas la iluminación de la habitación en la que trabajas, lo más probable es que la coloques donde sea conveniente, o que la arregles para que te resulte más fácil trabajar. Sin embargo, cuando se trabaja con video, la iluminación es más importante de lo que piensas.

Evita que haya demasiada luz detrás de ti cuando estés haciendo video. La iluminación de acento está bien, pero una ventana grande detrás de ti con la luz del día desde fuera puede hacer que sea difícil verte. La mejor disposición de la iluminación para video es que las luces estén ubicadas ya sea detrás o al lado de la cámara y apuntadas hacia ti; esto asegurará que la cámara te pueda capturar sin sombras inesperadas.

Dicho esto, te recomendamos que evites tener luces demasiado brillantes que iluminen directamente tu cara. Si es posible, la luz debe ser difusa para que no seas eliminado por las luces brillantes.

Es una buena idea comenzar una videoconferencia con alguien en quien confíes y ajustar la iluminación hasta que crean que te ves lo mejor posible.

Presta Atención al Posición de la Cámara

Lo más probable es que utilices la cámara situada en la parte superior del monitor de tu laptop, o una cámara web conectada o ubicada en la parte superior del monitor de tu computadora de escritorio. Aunque esto es conveniente, puede resultar en que la cámara esté demasiado alta y apuntando hacia abajo, o que esté demasiado baja y apuntando hacia arriba. Si utilizas la cámara de tu laptop, considera la posibilidad de colocar libros debajo de la laptop para elevar la pantalla. Lo ideal es que la cámara esté aproximadamente a la altura de tus ojos.

Además, asegúrate de que estás mirando a la cámara cuando estés en una conferencia. Si tienes varios monitores, coloca la ventana de videoconferencia en la misma pantalla en la que está la cámara, y coloca la ventana de videoconferencia de manera que la persona que te habla esté directamente debajo de la cámara. Esto dará la ilusión de que estás haciendo contacto visual con tu cliente, lo que ayudará a mantenerlo involucrado en la conversación.

Invierte en un Buen Sonido

Recomendamos ampliamente el uso de auriculares o audífonos en las videoconferencias. Si utilizas altavoces, el micrófono puede captar el sonido de los altavoces, haciendo que la otra parte se escuche a sí misma con eco. Este efecto de eco es extremadamente molesto y reduce significativamente el profesionalismo de la junta. El uso de auriculares eliminará este efecto de eco. Además, evita utilizar el micrófono incorporado en tu laptop o en la cámara web. Utiliza el micrófono de tus auriculares o invierte en un buen micrófono USB que coloques cerca de tu boca.

Si es posible, ten un amortiguador de sonido en la habitación para reducir el sonido de tu propia voz que resuena en tu micrófono. Aunque a menudo se recomienda una costosa espuma amortiguadora de sonido, se puede cumplir con el mismo propósito colgando mantas o toallas en las paredes para absorber el sonido.

Usa Pantalones

En este punto, probablemente has visto ejemplos de videos de personas que no llevaban pantalones mientras estaban en una videoconferencia, ya sea que lo hicieron a propósito, en broma o porque honestamente pensaron que no serían vistos. Incluso los presentadores de noticias que han estado transmitiendo desde casa han tenido la tendencia a pensar que no serán vistos de la cintura para abajo.

Pueden suceder ciertas situaciones en una junta; te acomodas hacia atrás en tu silla, o la cámara apunta demasiado hacia abajo. Asegúrate de vestirte profesionalmente cuando te reúnas con clientes, aunque pienses que no te pueden ver por completo.

Consejos y Trucos de Zoom

Mantén Fuera a los Visitantes No Deseados

Las juntas de Zoom se pueden establecer de una de dos maneras: como una reunión programada con su propio y único ID o como un “ID de Reunión Personal” permanente en el que la gente puede guardar un enlace a una reunión y unirse a ella en cualquier momento. Hasta hace poco, el valor de default era no tener seguridad en estas reuniones para mantener fuera a los invitados no deseados, aunque se podía establecer una contraseña opcional para la reunión si se deseaba.

Sin embargo, a medida que más y más personas comenzaron a utilizar Zoom durante esta pandemia, la práctica del “Bombardeo de Zoom” se convirtió en un problema prevalente. Por razones nefastas o humorísticas, la gente “adivinaba” las identificaciones de las reuniones de los demás y se unía a reuniones al azar, apareciendo sin previo aviso. Para combatir este problema, “Zoom” ahora requiere contraseñas en todas las reuniones e identificaciones de Reuniones Personales, aun así todavía hay formas en las que puedes acabar con invitados no deseados.

Los ID de Reuniones Personales son útiles para reuniones improvisadas, pero si las utiliza para reuniones con clientes, debe tener en cuenta que, a menos que cambie la contraseña, alguien que se unió a una reunión puede unirse a otras reuniones en el futuro, incluso si estás ocupado en una reunión con otra persona. Esto puede dar lugar a una fuga accidental de información.

Siempre que sea posible, utiliza el modo de reuniones programadas para evitarlo. Ya que cada reunión programada tiene una identificación de reunión única, no hay que preocuparse de que alguien se una a la reunión equivocada.

Además de las reuniones programadas, asegùrate de habilitar la Sala de Espera cuando utilice su Identificación Personal de reunión. La característica de la Sala de Espera significa que cuando alguien se une a una reunión, en realidad primero entra en un área de espera y luego debes trasladarlo a la reunión real. Esto asegura que las personas no puedan unirse a la reunión demasiado pronto y que puedan oír algo que no deberían. Para habilitar la Sala de Espera, haga clic en el botón de Seguridad en la parte inferior de la pantalla de la reunión y seleccione la opción para habilitar la Sala de Espera.

Mientras estás en una reunión, puedes estar aún más tranquilo cerrando la reunión para evitar que alguien entre, incluso con la contraseña. Haz clic en el botón de Seguridad y luego en “Bloquear la Reunión” para evitar que alguien más se una a la reunión.

Los usuarios de los planes Pro o Business pueden personalizar su ID de Reunión Personal y cambiarla sobre la marcha.

Grabar las Reuniones, Pero Preguntar Primero

Incluso los usuarios del plan Básico gratuito pueden grabar las reuniones en sus propias computadoras. Si actualizas a un plan Pro o Business, puedes hacer que tus reuniones se graben en el servidor de Zoom. Al grabar las reuniones, se notifica a todos los participantes con un indicador “REC” que la reunión se está grabando, pero debes tener en cuenta si las leyes de tu estado requieren un aviso previo de la grabación.

Cuándo Actualizar a Pro o Business

Zoom ofrece muchas características en su plan gratuito, pero hay algunas limitaciones. Si necesitas tener reuniones de grupo regularmente, ten en cuenta que el plan básico tiene un límite de tiempo de 40 minutos, después de los cuales la reunión finalizará automáticamente. Puedes tener reuniones individuales más largas , pero si necesitas tener reuniones largas con un grupo, necesitas actualizar al plan Pro o Negocios, lo que aumentará el límite de tiempo de estas reuniones a 24 horas.

El plan para negocios te permite establecer una URL de vanidad para tus reuniones, lo que puede ayudar a dar un aire adicional de profesionalismo cuando estés enviando invitaciones a tus colegas y clientes.

Evita los Fondos Virtuales

La función de Fondos Virtuales de Zoom es entretenida cuando se tiene una reunión con los amigos y la familia, pero es una distracción en un ambiente de negocios. Te recomendamos que pienses en un fondo real (ver arriba) en lugar de usar los virtuales.

Si debes usar un fondo virtual, invierte en una pantalla verde (o azul si típicamente vistes de verde), y opta por subir tu propia imagen de fondo virtual en lugar de usar uno de los fondos animados predeterminados. Intenta que tu fondo sea profesional. Pasa por tu oficina y toma una foto de detrás de tu escritorio real para dar a tus colegas y clientes la reconfortante sensación de que te están visitando en tu oficina, incluso cuando no lo están.

Si vas a utilizar Fondos Virtuales, presta especial atención a asegurarte de que estás bien iluminado sin sombras excesivas y trata de no moverte demasiado rápido porque esto interrumpe el fondo virtual.

Comparte una Sola Ventana Cuando Compartes una Pantalla

Compartir la pantalla es una forma efectiva de mostrarle algo a tu cliente. Puedes compartir un documento, una página web, o una presentación de PowerPoint de forma remota. Cuando utilices la función Compartir Pantalla (desde el botón Compartir Pantalla en la parte inferior de la ventana de Zoom), puedes elegir entre compartir toda la pantalla o una sola ventana.

Como regla general, recomendamos que muestres sólo una ventana a la vez para no arriesgarte a que tu cliente vea accidentalmente algo que no debería ver, como un correo electrónico de otro cliente en tu ventana de correo electrónico.

Enviar Archivos a Través de la Función de Chat

La función de Chat incorporada en Zoom te permite comunicarte con los participantes de la reunión a través de texto además de voz y video, pero la función de Chat sirve para un propósito útil incluso cuando te comunicas principalmente de forma audible. Con la barra lateral de Chat abierta (haciendo clic en el botón de Chat en la parte inferior de la pantalla), puedes hacer clic en el botón Archivo en la esquina inferior derecha de la ventana de Chat para compartir un archivo de tu computadora con los participantes. Esto es útil si necesitas enviar una copia de un documento a un cliente para que lo revise.

Atajos de Teclado

Si te encuentras haciendo muchas reuniones en Zoom, tal vez quieras aprender los atajos de teclado que puedes usar para hacer las cosas más rápido. Zoom tiene una lista completa (en inglés) de atajos y teclas de acceso directo en su sitio web, que a menudo son mucho más rápidos que los menús. Por ejemplo, si tienes mucha gente en una reunión, puedes usar Alt+M en tu teclado (Command+Control+M en Mac) para silenciar el audio de todos los participantes simultáneamente, en lugar de tener que hacer clic en cada persona para silenciarla.

Si estás silenciado, en lugar de hacer clic en los menús, sólo tienes que pulsar la barra espaciadora para silenciar o anular el silencio del micrófono.

Sonríe

Esperamos que las sugerencias que hemos dado aquí te ayuden a convertirte en un experto en Zoom y a transmitir una imagen profesional a tus colegas y clientes.

Read this post in English at Justia Onward.